PHÂN TÍCH 5S
Thông tin thêm về hình
Tủ Quản lý hồ sơ
Kết quả phân tích
- SÀNG LỌC (Sort)
- Lỗi phát hiện: Không có lỗi rõ ràng, mọi tài liệu dường như được sắp xếp gọn gàng.
- Khuyến nghị cải tiến: Đảm bảo chỉ giữ lại hồ sơ cần thiết, loại bỏ hồ sơ không sử dụng hoặc lỗi thời để giảm sự lộn xộn.
- SẮP XẾP (Set in order)
- Lỗi phát hiện: Hồ sơ được đặt ở các vị trí khác nhau trong tủ, nhưng không có nhãn hoặc biển chỉ dẫn rõ ràng cho từng khu vực.
- Khuyến nghị cải tiến: Tạo nhãn cho từng ngăn kệ để dễ dàng nhận biết và truy xuất tài liệu.
- KIỂM TRA, VỆ SINH (Shine)
- Lỗi phát hiện: Không có dấu hiệu rõ ràng về bụi hoặc bẩn, nhưng cần kiểm tra thường xuyên.
- Khuyến nghị cải tiến: Thực hiện vệ sinh định kỳ cho tủ hồ sơ để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ.
- CHUẨN HÓA (Standardize)
- Lỗi phát hiện: Thiếu tiêu chuẩn hóa việc sắp xếp và nhãn mác cho tài liệu.
- Khuyến nghị cải tiến: Thiết lập quy tắc chuẩn hóa về cách sắp xếp và dán nhãn tài liệu trong tủ.
- DUY TRÌ (Sustain)
- Lỗi phát hiện: Cần có quy trình duy trì 5S liên tục.
- Khuyến nghị cải tiến: Đào tạo nhân viên về quy trình 5S để duy trì và cải tiến liên tục môi trường làm việc.
- TỔNG KẾT MỨC ĐỘ VI PHẠM: TRUNG BÌNH
- Lý do: Tủ hồ sơ đã được sắp xếp khá gọn gàng nhưng vẫn cần cải tiến về nhãn mác và tiêu chuẩn hóa.
- Hành động cần ưu tiên: Tiến hành dán nhãn và thiết lập quy tắc chuẩn hóa ngay lập tức để cải thiện khả năng truy xuất tài liệu.